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Luis Ryker   Lebenslauf   May 16th, 2020 - 04:25:59

Rechnungsschreiben als Selbstständiger in einem Kleingewerbe oder als Freiberufler sachlich und formal korrekt zu erstellen ist nicht schwierig. Damit es keine Probleme mit Kunden oder dem Finanzamt gibt sind jedoch einige Formalitäten zu beachten. Die folgenden Grundlagen zeigen dir welche Anforderungen ein Rechnungsschreiben erfüllen muss. Oft kannst du für deine Rechnungsstellung auf Vorlagen aus dem Internet zurückgreifen oder geeignete Formulare in deiner Software für die Buchhaltung finden.

Sie dürfen jede Art von Rechnung in einem elektronischen Format erstellen und versenden. Im engeren Sinne sind elektronische Rechnungen maschinenlesbar. Das heißt in einer elektronischen Rechnung ist ein Code hinterlegt den eine Software auslesen kann. Elektronische Rechnungen brauchen keine digitale Signatur mehr. Bei Geschäften mit Behörden und Ministerien müssen Unternehmer bereits jetzt schon maschinenlesbare elektronische Rechnungen schreiben. Dabei ist die ZUGFeRD Rechnung besonders praktisch. Hier ist der maschinenlesbare Code in einer PDF hinterlegt. Ab dem 20.11.2020 erwarten öffentliche Auftraggeber maschinell auslesbare Rechnungen. Mögliche Formate sind ZUGFeRD oder die X Rechnung.

Ähnliche Begriffe die alle etwas anderes aussagen die 13 stellige Steuernummer wird dabei vor allem auf der Rechnung von Personen gefordert die nicht umsatzsteuerpflichtig sind. Wer also der Kleinunternehmerregelung unterliegt muss diese Nummer auf seiner Rechnung angeben. Grundsätzlich kommt aber auch die Umsatzsteuer ID in Frage Sie gilt in der gesamten Europäischen Union und genügt ebenfalls auf der Rechnung. Wer auf dem europäischen Markt tätig ist und länderübergreifend Geschäfte macht kann sich bei Finanzämtern durch diese Nummer eindeutig kennzeichnen. Solltest du deine Nummer nicht kennen kannst du Auskunft beim Bundeszentralamt für Steuern erhalten.

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Billomat zeigt seine Stärken vor allem in der Konzentration auf die wesentlichen Funktionen. Der Onlineservice des Unternehmens ermöglicht in erster Linie das einfache und schnelle Erstellen von Rechnungen und anderen Dokumenten. Zusatzfunktionen wie der automatische Export an Inkassodienstleister und der Import von aus vielen verschiedenen Shopsystemen ist hier nicht vorgesehen. Da selbst im teuersten Tarif eine Beschränkung der Kunden und Rechnungsdatensätze vorhanden ist eignet sich Billomat nicht für Unternehmen die viele kleinere Rechnungen erstellen müssen und regelmäßig mehr als 5.000 Zahlungseingänge zu verzeichnen haben. Der Dokumentenzähler wird zwar monatlich zurückgesetzt aber wenn gerade im Weihnachtsgeschäft die Grenze überschritten wird ist das mehr als ärgerlich.

Die Steuernummer besteht aus 13 Ziffern wobei eine Codierung des Wohnsitzes enthalten ist bei einem Umzug ändert sich die Nummer also sofern dann ein anderes Amt zuständig ist. Nicht nur aus diesem Grund ist eine Ummeldung wichtig. Du findest sie oben links auf deinem Einkommensteuerbescheid sowie auf dem Lohnsteuerbescheid den du vom Arbeitgeber bekommst. Solltest du noch nie eine erhalten haben kannst du sie einfach bei deinem zuständigen Finanzamt erfragen. Auf keinen Fall jedoch solltest du auf Rechnungen die persönliche Identifikationsnummer angeben. Die IdNr besteht aus 11 Ziffern und gehört keinesfalls auf die Rechnung. Diese Nummer brauchst du vor allem für Steuererklärungen.

Mit einer GoBD konformen Buchhaltungssoftware wie die Software sevDesk kannst du deine Eingangsrechnungen ganz einfach scannen erfassen und digital archivieren. So findest du jederzeit deine Rechnungen wieder und du versinkst nicht im Papierchaos. Damit eine Eingangsrechnung bezahlt werden kann muss sie geprüft werden sie wird sachlich und rechnerisch geprüft. Zur sachlichen Prüfung gehört der Vergleich der Rechnung mit dem Lieferschein oder wenn kein Lieferschein vorhanden ist mit der gelieferten Ware. Wurde die Rechnung auf eine Dienstleistung ausgestellt wird geprüft ob die Dienstleistung ordnungsgemäß ausgeführt wurde.

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